Le monde du numérique a complètement révolutionné notre mode de vie, en particulier notre environnement de travail.
Aujourd’hui, les mots télétravail, cloud computing ou serveurs virtuels sont très en vogue. Les entreprises de notre époque optent même pour un bureau virtuel pour gagner en flexibilité. Ce mode de travail touche tous secteurs confondus : la vente, la production, la négociation, la prestation et même la finance.
Mais quels avantages pourront apporter ce mode de travail pour un cabinet d’expertise-comptable ?
Un bureau virtuel est un logiciel qui permet de stocker et de gérer à distance vos données d’organisation, de collaboration et de communication.
Comme son nom l’indique, le bureau virtuel n’a pas de local physique.
Les acteurs travaillent en ligne et l’infrastructure utilisée est virtuelle. Il est également connu sous le nom de Virtual Desktop Infrastructure (VDI) ou Desktop as a service, le fameux DaaS.
Une interface bureautique adaptée à votre activité est hébergée sur un Datacenter ou serveur distant. Sur cette interface, vous pouvez accéder à des ressources matérielles et logicielles comme le système d’exploitation, l’éditeur de texte, le courriel.
Le VDI intègre toutes sortes de services pour assurer un vrai environnement de travail comme au bureau. D’abord il est équipé d’une solution cloud pour assurer le stockage et la manipulation des données. Il intègre également un agenda, une liste des tâches et un carnet d’adresses. Il assure le contact entre les membres du bureau à l’aide d’un système de messagerie interne.
Tous types d’organismes publics ou privés peuvent utiliser un bureau virtuel. Mais la plupart des adresses de bureau en ligne trouvées sur le web sont des startups et des entreprises à domiciles. En effet, ce mode de travail permet de présenter une adresse professionnelle fiable à leur client tout en éliminant les grosses dépenses d’un local physique.
Le VDI est également très prisé par les télétravailleurs indépendants. Ces derniers peuvent organiser une entrevue avec leur client dans des salles de réunions en ligne sans besoin de louer une infrastructure réelle.
Aujourd’hui, bon nombre de grandes entreprises commencent également à explorer cette solution pour découvrir de nouveaux marchés et se lancent dans l’externalisation.
Le bureau virtuel apporte de nombreux avantages pour un cabinet d’expertise comptable.
Dans un bureau physique, vous vous souciez mensuellement de nombreuses charges comme le loyer, l’entretien du local, le frais d’électricité, le transport des personnels… Tout cela disparait lorsque vous utilisez un bureau virtuel. Vous n’avez plus qu’à payer des frais faciles à gérer. Il n’y a pas de charge surprise avec le DaaS. Vous payez un abonnement fixe mensuel ou annuel. L’allée et venue des employés n’influencera pas le coût de l’infrastructure virtuel. Vous pouvez très bien changer d’effectif à tout moment sans faire de grosse dépense. Pour réduire encore plus vos charges, vous pouvez opter pour des logiciels open source, sans frais d’abonnement.
Vous avez accès à votre interface en ligne, quel que soit l’endroit où vous vous situez. Vos collaborateurs experts comptables et vos employés ont également cette possibilité. Le bureau est ouvert 7j/7 et 24h/24. En tant que dirigeant, vous avez la possibilité de suivre en temps réel l’avancement des tâches de vos salariés. Vous remarquerez qu’ils deviennent plus productifs en travaillant à distance. Puisqu’ils n’ont plus besoin de se déplacer, ils peuvent augmenter leurs heures de travail.
Vous n’avez plus besoin de vous déplacer pour contacter des clients dans l’autre bout du monde. Un VDI vous permet même de vous réunir dans une salle de réunion en ligne. Grâce à ce nouveau mode de travail collaboratif, votre cabinet d’expertise comptable peut embaucher de nouveaux talents venant des quatre coins du monde. Le plus grand avantage du bureau virtuel est la possibilité d’accéder à un marché mondial sans payer des frais supplémentaires.
Le type de support employé pour accéder au bureau n’est pas un problème. Que vous vous serviez d’un smartphone, d’une tablette ou d’un ordinateur, ce sera pareil. Lors d’une panne de matériel, il suffit d’utiliser un autre appareil et d’accéder tout de suite à la même interface. Une simple connexion internet permet d’effectuer cette tâche. Par ailleurs, vous n’avez plus besoin de vous soucier des versions des logiciels ou du système d’exploitation : Windows 10, Windows 8, office 2016, libre office. Le parc informatique utilisé dans un bureau virtuel est tout de suite homogène.
Dans un bureau physique, chaque ordinateur doit être mis à jour un à un. Si chaque utilisateur effectue lui-même la tâche, des pannes peuvent survenir. Si une personne compétente doit se charger de mettre à jour une par une les machines, il y aura une perte de temps considérable. Mais avec un bureau virtuel, les mises à jour peuvent se faire simultanément et à distance pour tous les utilisateurs. Le responsable informatique n’a plus besoin d’accéder un à un aux appareils concernés.
Les heures de travail deviennent plus flexibles dans une infrastructure virtuelle. Grâce à cela, vous pouvez être là pour votre famille à tout moment tout en restant productif.
Bref, le bureau virtuel est un nouveau mode de travail collaboratif qui apporte une flexibilité au cabinet d’expertise comptable. Avec ce nouveau concept, les charges sont réduites et l’infrastructure devient plus accessible. Il permet au cabinet comptable de gagner en temps et en argent.
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