La récupération des données est un processus incontournable qui doit être parfaitement étudié lors d’un changement de logiciel de gestion comptable.
En effet, si cette étape n’est pas correctement effectuée, elle peut entraîner des torts à votre cabinet d’expertise comptable. Pour vous aider, découvrez sans plus tarder dans cet article tous les conseils de nos experts.
De multiples raisons peuvent pousser un cabinet d’expertise comptable à procéder à un changement de logiciel de gestion comptable. Très souvent, cela est motivé par la recherche d’une solution plus adaptée aux besoins du cabinet suite à un changement de taille de ce dernier, par exemple.
Il arrive aussi que le cabinet d’expertise comptable souhaite passer d’un logiciel comptable en mode licence à un logiciel comptable en mode SaaS. Ce dernier présente, en effet, l’avantage d’être plus souple d’utilisation et offre une meilleure expérience utilisateur.
Une autre raison qui peut pousser les experts-comptables à changer de logiciel est qu’ils ne sont tout simplement pas satisfaits du précédent logiciel. Ils peuvent, par exemple, reprocher à celui-ci de ne pas être assez ergonomique, de ne pas être assez fluide ou encore d’avoir des fonctionnalités manquantes…
Si les cabinets d’expertise comptable changent de logiciel, cela peut aussi être parce qu’ils rejoignent un groupe qui a déjà son propre logiciel. Ils devront, alors, se munir du même logiciel afin de pouvoir synchroniser les données.
Par ailleurs, le cabinet d’expertise comptable peut aussi décider de changer de logiciel dans le but d’intégrer l’ensemble de son système d’information au sein d’un unique programme. Il va, donc, installer un PGI ou programme de gestion intégrée.
Avant de procéder au changement de votre solution de gestion comptable, vous allez avoir besoin de récupérer toutes vos données enregistrées sur l’ancien logiciel. Si cette étape de récupération de données paraît simple, il doit être réalisé avec stratégie. Pour ce faire vous avez 3 options :
– soit vous saisissez manuellement les données dans votre ancien logiciel sur votre nouveau logiciel ;
– soit vous téléchargez les données dans votre ancien logiciel puis les convertissez au format adapté avant de les importer sur le nouveau logiciel ;
– soit vous importez directement les informations de votre ancien logiciel sur le nouveau.
En général, l’éditeur de votre nouvelle solution de gestion comptable vous apporte toute l’aide dont vous avez besoin pour faciliter votre transition vers le nouveau logiciel. Toutefois, pour éviter l’option la plus pénible, c’est-à-dire la transition manuelle, assurez-vous que le nouveau logiciel propose une fonction d’export de données.
Il est conseillé de suivre quelques étapes incontournables pour faciliter le changement de votre logiciel de gestion comptable.
La première étape de la démarche pour changer de logiciel de gestion comptable consiste à bien préparer votre projet de changement en amont. Vous devez, en effet, choisir la période adaptée avec stratégie, car le changement va certainement bouleverser l’organisation de votre cabinet d’expertise. Il est, par exemple, judicieux d’opérer le changement à la fin d’une période fiscale. Pendant cette étape de préparation, pensez aussi à informer l’ensemble des collaborateurs de votre projet de changement de logiciel.
Avant de changer de solution de gestion comptable, vous devez aussi procéder à la sauvegarde de toutes les données enregistrées dans votre ancien logiciel. En effet, le changement de logiciel comptable représente un risque de perte de données. En faisant une sauvegarde de ces dernières, vous pourrez toujours avoir vos données sous la main en cas de problème d’exportation sur le nouveau logiciel.
C’est le moment de choisir le logiciel qui répond le plus aux besoins de votre cabinet d’expertise. Pensez aussi à tenir compte du budget que vous disposez. Vous devez, par exemple, choisir entre un logiciel de gestion en Saas ou un logiciel en local. En effet, cette première option demande de prévoir un budget mensuel alors que la seconde option nécessite un budget initial. N’oubliez pas de prendre en considération les coûts de maintenance et de sécurisation des données.
Une fois le nouveau logiciel de gestion comptable prêt à l’emploi, vous devez procéder à la formation du personnel à son utilisation. Il est, en effet, essentiel que tous les experts-comptables qui ont accès au logiciel aient toutes les clés en main pour manipuler correctement le nouveau logiciel.
Pour vous aider, les éditeurs de logiciel prévoient souvent une formation pour toute l’équipe quant à l’utilisation du logiciel.
Dans le cas où votre nouveau logiciel d’expertise comptable n’est pas imposé, il est important de prendre le temps de bien réfléchir avant de faire votre choix du nouvel éditeur.
Commencez par définir de manière la plus précise possible vos besoins en matière de logiciel comptable. Pour cela, posez-vous les bonnes questions : quel budget pensez-vous allouer à votre nouveau logiciel ? Aurez-vous besoin d’une mobilité dans vos accès au logiciel ? Combien d’utilisateurs vont avoir besoin d’un accès au logiciel ? Etc.
Après avoir défini les besoins de votre cabinet d’expertise comptable, vous pouvez émettre des demandes de propositions commerciales auprès des différents acteurs du marché. Ensuite, n’hésitez pas à faire des analyses et des comparaisons diverses pour bien choisir votre logiciel de comptabilité.
Pensez à toujours vous référer à votre cahier de charge tout en étudiant les caractéristiques techniques du nouveau logiciel.
Bien évidemment, il faudra aussi étudier les offres et prestations proposées par l’éditeur : maintenance, mise à jour, service après-vente… Si vous avez opté pour une solution en Cloud, assurez-vous qu’elle dispose d’un haut niveau de sécurité en ce qui concerne l’hébergement des données.
Il est également recommandé de vérifier la fiabilité de l’éditeur de logiciel de votre choix. Préférez les prestataires qui offrent des garanties sérieuses, car cela assure la pérennité du service et des mises à jour du logiciel. Les plus connus ne sont pas forcément les meilleurs (on pense à OVH ;).
Pour conclure, le changement de logiciel de gestion comptable est une décision importante dans la vie d’un cabinet d’expertise comptable. Cela peut, d’ailleurs, être motivé par de nombreuses raisons dont principalement le besoin d’évoluer. Seulement, ce changement n’est pas une étape aussi simple qu’il ne paraît, surtout pour un cabinet d’expertise-comptable. Pour éviter les risques de pertes de données et pour migrer en toute sécurité vers le nouvel outil, vous devez respecter quelques étapes incontournables.
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