Qu'est-ce qu'une GED ?

Une GED (Gestion Electronique des Documents) est un système informatisé qui sert à hiérarchiser, stocker et archiver les dossiers d’une société. La GED est notamment utile lorsque l’entreprise doit numériser un nombre important de documents.

 

Elle se divise en 4 étapes : 

 

– L’acquisition de dossiers

– La hiérarchisation des dossiers

– Le stockage complet

– Le partage des dossiers aux personnes concernées 

 

Elle est particulièrement utile pour retrouver des documents. En rentrant un ou des mots clés dans le moteur de recherche, vous pourrez facilement retrouver certains documents dans un fichier. 

 

D’autres documents ont besoin d’être contrôlés en amont afin de pouvoir en gérer les demandes d’accès. La GED peut permettre le contrôle de ce type de document :

 

– La demande d’accès à un document sensible comme la composition d’un chiffre d’affaires

– Un fichier partagé avec un client

– La suppression d’un document qui doit être validé par un autre acteur en interne

 

 

Quels sont ses bénéfices ?

 

Il est nécéssaire aujourd’hui d’avoir un contrôle absolu des documents circulant dans son entreprise. La GED apporte donc une meilleure cohésion en entreprise. En effet, la dématérialisation et l’archivage numérique permettent une meilleure fluidité dans les échanges. La GED favorise alors l’organisation du travail en interne.

 

 

Pourquoi opter pour ce logiciel ? 

 

– Une réduction des coûts liés à l’impression et aux envois postaux

– Une meilleure productivité grâce à un accès plus rapide

– Une recherche facilité par l’indexation des documents

– Une gestion complète des documents circulants au sein de l’entreprise

– Une sécurité renforcée

– Une centralisation des données sensibles

– Réduction du risque de perte

 

En résumé, opter pour une GED est un processus permettant une plus grande sécurité et fluidité au sein de votre entreprise.  De plus en plus de TPE/PME mettent en place cette solution afin d’être plus performants. De nombreuses GED sont proposées mais il est important de bien choisir la votre. Assurez vous qu’elle stock vos données en France pour une sécurité renforcées et un accès simplifié en cas de problème. De plus, optez pour une GED qui accompagne les clients dans la formation. Cela représente un gain de temps et permet d’éviter des pertes plus tard. Enfin, choisissez la GED qui répond le mieux aux besoins de votre entreprise. Plus vous serez méticuleux dans votre choix de GED, plus votre transformation digitale sera réussie. 

 

 

Pour en savoir plus sur la solution GED de DBC, n’hésitez pas à contacter notre équipe. Nous serons ravis de répondre à toutes vos questions !

 

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