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GED Expert comptable :
de quoi parle t-on ?

Ces dernières années, de plus en plus d’utilisateurs s’intéressent aux solutions GED ou solution de gestion des documents. Si ce dispositif fait tant parler, c’est parce qu’il apporte plus de cohésion dans un cabinet d’expertise comptable et favorise une meilleure organisation de travail.

 

 

La GED, qu’est-ce que c’est ?

La GED est un diminutif utilisé pour parler de la gestion électronique de documents. Il s’agit d’un système informatique conçu dans le but de permettre une meilleure gestion des documents numériques. La GED est, donc, impliquée dans tout le cycle de vie du document dématérialisé : de la création du document à sa diffusion en passant par son stockage et son archivage.

En général, la GED regroupe 4 fonctionnalités principales qui sont notamment :

 

– L’acquisition des documents ;

 

– La hiérarchisation des documents en toute sécurité ;

 

– Le stockage des dossiers ;

 

– Le partage des dossiers aux personnes concernés.

 

 

Expert comptable : Quels sont les avantages d’utiliser une GED ?

Aujourd’hui, le nombre de cabinets d’expertise comptable à utiliser une GED augmente de façon exponentielle. Et pour cause, elle offre un nombre d’avantages considérables.

 

En effet, la solution de GED permet de réduire les coûts vu que vous n’avez plus à payer les coûts liés à l’impression sur papier ni les coûts relatifs aux envois postaux. Désormais, tout se fait en ligne, de manière entièrement sécurisée.

 

Par ailleurs, la productivité de votre cabinet d’expertise comptable est décuplée en interne grâce à l’utilisation d’une GED. Cela s’explique par le fait que les dossiers divers sont accessibles par tous ou par des individus sélectionnés à tout moment. Les documents sont en plus accessibles sur tous les supports informatiques : tablettes, smartphones ou ordinateurs.

 

Grâce à un système d’indexation qui caractérise la GED, vous profitez d’une plus grande facilité à rechercher les documents qui vous intéressent. D’autant plus que toutes les données du cabinet sont centralisées dans la GED.

 

Bien d’autres avantages sont également liés à l’utilisation d’une GED. Par exemple, elle vous épargne les démarches chronophages pour archiver vos documents sur papiers. La numérisation des fichiers facilite aussi le travail collaboratif en ligne. En effet, un même document peut être modifié de manière synchronisée et chacun des collaborateurs peut accéder aux modifications apportées…

 

 

Comment choisir la GED idéale pour mon cabinet d’expertise comptable ?


Pour être certain de sélectionner une GED qui convient parfaitement à votre cabinet d’expertise comptable, vous devez prendre en compte certains critères. Ces points concernent notamment le volume de documents à traiter, les fonctionnalités souhaitées de la GED, l’accompagnement proposé par l’éditeur…

 

Quelles sont les fonctionnalités que vous attendez de votre GED Expert Comptable ?

 

Au moment de choisir votre logiciel de GED, il est important de vous assurer que le dispositif de votre choix présente toutes les fonctionnalités qui vous intéressent. Parmi les fonctionnalités les plus appréciées, il y a le stockage de dossiers, la fonction de recherche, un système de filtres, un système de flux de variation, un accès multi-utilisateurs, etc.

 

La flexibilité de la solution GED

 

La flexibilité est également un point essentiel à prendre en compte au moment de choisir votre logiciel GED. Il s’agit de la capacité de ce dernier à être installé. En plus, il doit être facile à utiliser et à être déployé. Privilégiez les solutions qui ne requièrent aucune formation particulière pour pouvoir être utilisées. C’est, par exemple, le cas des logiciels GED vendus en SaaS.

 

La sécurité et protection des données

 

Les experts comptables sont souvent amenés à traiter des informations confidentielles de leurs clients. Ainsi, il est recommandé de choisir une GED qui vous garantit une sécurité et une indépendance de données.

 

N’hésitez pas à vérifier la certification fournie par l’éditeur. En même temps, pensez également à vous assurer que l’éditeur soit bien conforme au RGPD.

 

L’accompagnement offert par l’éditeur

 

Nous vous conseillons aussi de vous assurer que l’éditeur est bien réactif en cas de soucis ou d’incidents. Il doit pouvoir offrir son accompagnement pour vous débloquer et pour débloquer vos clients, en cas d’incidents ou autres soucis.

Pour conclure, les solutions de Gestion Electronique de Données pour cabinet d’expertise comptable sont aujourd’hui très nombreuses sur le marché. Elles permettent de numériser les documents papier, de les stocker et de les diffuser, mais surtout de les sécuriser. Il faut, tout de même vous assurer de sélectionner la solution la plus adaptée à votre cabinet pour vous assurer qu’elle répond bien à vos besoins et ceux de vos clients.

 

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