Expert comptable :
Comment choisir une GED efficace pour son cabinet ?

La GED ou Gestion Electronique des Documents est un outil indispensable dans le cadre de la transformation digitale d’un cabinet d’expertise comptable. Elle permet, en effet, d’optimiser la gestion, la diffusion et l’archivage des documents de votre cabinet.

 

Cependant, il faut faire attention dans le choix de l’éditeur de GED.

 

Pour mieux vous orienter dans le choix d’une GED pour votre cabinet d’expertise comptable, voici les critères à prendre en compte.

 

 

Critère n°1 pour choisir une GED Expert Comptable : Flexibilité de l’outil

 

La facilité de l’installation et de l’utilisation est le premier critère à prendre en compte au moment du choix de votre solution de gestion électronique des documents. Le mieux, c’est d’opter pour une solution GED que vous pouvez installer en toute autonomie, sans qu’il soit nécessaire de suivre une formation au préalable. Les solutions commercialisées en SaaS sont la référence en termes de GED. En effet, elles ne nécessitent pas d’installation et sont accessibles depuis n’importe où.

 

Bref, en choisissant un outil GED flexible, vous bénéficiez d’une solution facile à installer. De plus, vous n’êtes pas prisonnier de la solution que vous aurez choisie et vous gardez une certaine agilité dans votre cabinet.

 

 

Critère n°2 pour choisir une GED Expert Comptable : les fonctionnalités nécessaires

 

Les fonctionnalités constituent également un point essentiel à relever lors de la sélection du meilleur logiciel de GED. L’idéal est de choisir une solution qui propose un service qui soit utile aussi bien pour votre cabinet que pour vos clients. En général, les fonctionnalités les plus plébiscitées sont :

– Le stockage de données ;
La personnalisation des répertoires ;

– La fonction de recherche

– Le système de filtres des documents électroniques ;

– Le système de flux de validation des documents ;

– L’accès multi-utilisateurs ;

– Le contrôle d’accès aux documents électronique ;

– La numérisation de fichiers papier ;

 

 

Critère n°3 pour choisir une GED Expert Comptable : L’interconnection avec les autres outils du cabinet

 

La solution de Gestion Electronique des Documents fonctionne comme le cœur de votre système d’exploitation. En effet, toutes les données de votre cabinet d’expertise comptable doivent y passer. Il est, ainsi, important que la GED puisse s’interconnecter à tous les outils du cabinet.

Par ailleurs, si votre éditeur métier propose une fonctionnalité de gestion de documents, la GED de votre choix doit être en mesure de :

– Vous donner la possibilité de faire remonter des informations vers l’outil de production ;

S’interconnecter à la gestion de documents de votre outil de production.

 

 

Critère 4 pour choisir une GED Expert Comptable : Niveau de sécurité des données stockées

 

Les informations traitées dans un cabinet d’expertise comptable sont généralement de portée confidentielle telle que les informations sur vos projets ou encore sur vos clients, vos salariés, etc. C’est la raison pour laquelle, il est indispensable que vous choisissiez une GED qui vous offre une garantie de sécurité et une indépendance des données.

 

Lors de votre choix de la meilleure solution GED, assurez-vous d’en choisir une avec un niveau de sécurité élevé qui vous protège notamment des :

Attaques informatiques ;

Pannes ;

Risques naturels comme les inondations, incendie, etc.

Erreur de manipulation comme la suppression d’un dossier par erreur d’un collaborateur ;

Non-conformité légale comme le non-respect du RGPD ou le non-respect d’une norme spécifique établi par un client.

 

Pour effectuer le meilleur choix de GED pour votre cabinet d’expertise comptable, optez pour une solution qui vous permet de contrôler l’accès aux différents documents. Vous pourrez, ainsi restreindre l’accès à certains dossiers par des mots de passe. Assurez-vous également que l’éditeur fournit une certification qui constitue une preuve de bonne foi en matière de sécurité.

 

 

Critère 5 pour choisir une GED Expert Comptable : Support et accompagnement proposé par l’éditeur

 

Il faut savoir que les soucis ou les incidents peuvent toujours arriver. En effet, vous ne pouvez pas éviter des problèmes de compréhension des utilisateurs ou autres. Afin de pallier à ce type de problème, il est important que le support de votre prestataire soit réactif. C’est ainsi que vous pourrez débloquer vos collaborateurs ou vos clients.

 

Au moment de choisir votre GED, il est recommandé de vous assurer que votre prestataire dispose d’un support facilement accessible. L’idéal serait que le support en question soit compris dans son offre de solution GED.

 

 

Critère n°6 pour choisir une GED Expert Comptable : Prix du logiciel de gestion électronique de documents

 

Bien évidemment, le prix du logiciel de gestion électronique de documents entre parmi les critères importants à considérer pour bien choisir la solution GED adaptée à votre cabinet d’expertise comptable.

 

Ce prix varie généralement selon plusieurs éléments notamment :

– Les fonctionnalités que vous aurez sélectionnées ;

– Le nombre d’utilisateurs prévus du logiciel ;

– Le volume de documents que vous souhaitez traiter ;

– Le type et le format des documents que vous souhaitez traiter ;

– L’espace de stockage que vous souhaitez utiliser ;

– Le support technique.

 

Par ailleurs, nous vous invitons à vous renseigner au préalable sur tous les éléments inclus dans le tarif proposé. En général, il implique :

– La maintenance et les mises à jour régulières du logiciel GED ;

– L’accompagnement ;

– La formation ;

L’accès aux ressources (base de connaissance, présentation des nouvelles fonctionnalités, tutoriels, etc.) ;

L’intégration avec différents outils ;

 

À l’heure du numérique, il devient indispensable pour les cabinets d’expertise comptable, comme pour toutes les autres entreprises, d’évoluer vers le digital. La GED est la solution qui pourra vous accompagner vers cette digitalisation. Néanmoins, pour assurer son efficacité, vous devez considérer quelques critères importants au moment de choisir la GED pour votre cabinet.

 

Ces critères sont la flexibilité de l’outil, ses différentes fonctionnalités, son interconnexion avec d’autres outils, le niveau de sécurité des données qui y sont stockées, le prix et l’accompagnement proposé.

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