Comment garantir l’indépendance de mon cabinet d’expertise comptable vis-à-vis des logiciels utilisés ?

Aujourd’hui, aucun cabinet d’expertise-comptable ne peut se passer de logiciels permettant de gérer la comptabilité des clients, d’éditer leur bilan et leur liasse fiscale ou de gérer la paie. De la sélection des logiciels, dépendra la productivité du cabinet. Cependant, l’indépendance du cabinet vis-à-vis des logiciels, quelqu’ils soient, apparait de plus en plus comme un critère important. C’est pourquoi, il est important de bien sélectionner ses logiciels. Découvrez dans cet article comment bien choisir ses logiciels, et notamment son logiciel comptable, afin de garantir l’indépendance de votre cabinet.

Logiciel « Métier », de quoi parle t-on exactement ?

On le sait, le logiciel de comptabilité utilisé par les cabinets permet d’assurer la gestion de la comptabilité pour le compte des clients. L’outil permet de faire la retranscription des transactions entre l’entreprise et ses partenaires (fournisseurs, associés, clients…). Il faut souligner que les logiciels utilisés par le cabinet d’expertise comptable sont développés soit par les agents internes du cabinet, soit, ce qui est le cas dans la très grand majorité des cas, par des éditeurs de logiciels professionnels externe.

Les fonctionnalités d’un logiciel de comptabilité varient en fonction des besoins de votre cabinet. En général, l’outil offre les services suivants :

– La gestion des transactions avec les partenaires : un logiciel de comptabilité équipé de cette fonction vous aide à gérer les consultations et les éditions de différentes sortes de comptes (fournisseurs, salariés, clients…). Il est possible de s’appuyer sur ce genre d’outils quand il faut rappeler un client pour un retard de paiement.

– La gestion des immobilisations : Cette fonction du logiciel comptable vous offre la possibilité de gérer les immobilisations et les amortissements respectifs.

– Une comptabilité basée sur des axes analytiques : cette fonctionnalité vous permet de contrôler les dépenses de l’entreprise et d’assurer le suivi budgétaire.

– La création de documents financiers et fiscaux : un logiciel de comptabilité est également capable de mettre en avant des synthèses telles qu’un bilan comptable, une balance générale… Vous pouvez, de même, vous fier au logiciel si vous voulez être régulier sur les déclarations de TVA, le fichier des écritures comptables ou encore la liasse fiscale.

Quels avantages présentent l’utilisation de logiciel d’expertise comptable ?

Il existe certainement différents avantages selon les fonctionnalités du logiciel choisis par chaque cabinet d’expertise comptable. En principe, cet outil offre un gain de temps considérable. Il minimise également les erreurs. Vous pouvez aussi bénéficier de la constance des informations sur tous les niveaux de traitement. Cet outil d’expertise comptable garantit une production rapide des documents financiers.

Quel est le niveau d’indépendance du cabinet d’expertise comptable par rapport au format de logiciels de comptabilité utilisé ?

Il faut aussi savoir que tous les logiciels utilisés par les experts-comptables peuvent être classifiés suivant leur format. Chacun peut faire une réflexion sur l’indépendance ou non d’un cabinet de comptabilité en se basant sur les conditions d’utilisation de l’outil.

– Les logiciels installés en interne : ces outils exigent, en général, une licence et des mises à jour régulières (annuelles par exemple). Ils offrent, toutefois, des fonctionnalités complètes et proposent une assistance en ligne. Vous devez savoir que l’achat de la licence des logiciels installés en interne se fait annuellement en principe. Cependant, si vous dirigez un petit cabinet d’expertise comptable, le coût de la mise à jour risque d’alourdir votre structure. De ce fait, ce format de logiciel ne laisse pas assez d’indépendance à votre cabinet.

– Le logiciel Web : ce format est aussi connu sous le nom de SaaS pour « Software As A Service », traduit comme « logiciel en tant que service ». Le SaaS garantit en effet l’expertise de l’éditeur tout en limitant les contraintes connues. Pour bénéficier des fonctionnalités d’un SaaS, il vous faut juste faire un abonnement mensuel ou trimestriel, accéder à internet et obtenir un code d’accès (dédié lors de la signature du contrat). Le logiciel Web propose de nombreux services semblables aux logiciels sous licence. Il est accompagné d’une assistance en ligne et des mises à jour instantanées ainsi que la dématérialisation des paperasses. Pour accéder aux données, il faut aller sur les serveurs de l’éditeur. Les informations peuvent aussi être disponibles pour tous les partenaires. Au final, l’utilisation d’un logiciel Web entraîne en quelque sorte une dépendance aux éditeurs. Vous aurez, par contre, des documents indestructibles et davantage de sécurité.

Dans tous les cas, un point apparait important : La conservation de la maitrise des données stockées dans le logiciel utilisé. Cette conservation signifie tant sur le stockage, que sur l’exploitation et la récupération des données en cas de besoin.

Comment faut-il s’y prendre pour choisir un logiciel de comptabilité ?

Si vous êtes sur le point d’opter pour un logiciel de comptabilité, vous vous demandez certainement « comment le choisir correctement ? » Voici quelques critères qui peuvent vous aider à y voir clair :

– L’identification du type de logiciel idéal à l’envergure de votre cabinet : le logiciel utilisé dans votre cabinet d’expertise comptable doit être conforme avec la taille de votre entreprise (TPE, PME ou grandes entreprises). Si votre entreprise est un TPE, seul le logiciel ayant la fonctionnalité nécessaire pour la tenue de la comptabilité suffit. Le logiciel pour PME, quant à lui, doit garantir la gestion du processus comptable, les déclarations de TVA, les comptes annuels… En ce qui concerne les grandes entreprises, il faut compter sur des éditeurs spécialisés. Ces derniers doivent être capables de répondre aux besoins « sur mesure » et adaptés à l’organisation du cabinet d’expertise comptable.

– La conformité du logiciel avec votre activité : pour le cas d’un cabinet d’expertise comptable, par exemple, il est nécessaire de choisir un outil adapté aux exigences du métier.

– L’analyse des besoins supplémentaires : il faut avoir une vision élargie sur les nécessités de votre entreprise et les prendre en considération à chaque fois. Afin de favoriser la cohérence de vos actions, il est possible d’intégrer ces fonctionnalités supplémentaires (immobilisations, paie, création de tableaux de bord…) dans votre logiciel de comptabilité.

– Le respect du cahier de charge : Nous vous recommandons d’établir une check-list de vos besoins (taille, budget, type de solution, déclarations de TVA, disponibilité de l’expert-comptable…) avant de signer pour un logiciel. Il suffit de cocher tous vos besoins sur la liste pour s’assurer qu’ils vont figurer dans l’outil.

– La capacité du logiciel à garantir la préservation et la mise à disposition des données, à première demande et sans frais, vis-à-vis du cabinet.

Si vous avez toujours des difficultés à choisir votre logiciel de comptabilité, il est rationnel de se fier au comparatif de logiciels d’expertise comptable. Une fois décidée, vous serez plus rassuré après une petite teste. Vous pouvez accéder de façon temporaire au logiciel pour saisir toutes les facettes de son utilisation.

Il faut savoir qu’il existe une large panoplie de logiciels comptables. En général, ces outils sont construits sur un même tronc et se différencient par les besoins de chaque métier. Pour faire votre choix, nous vous suggérons de vous appuyer sur l’objectif de votre entreprise, votre budget et vos besoins réels. C’est indispensable d’opter pour un logiciel adapté afin d’éviter différentes sortes de gaspillage ou de baisses de performance.